Homeoffice leicht gemacht!
Mit SWISS SECURIUM® bietet ALPEIN Software eine All-in-One-Plattform mit der kompletten IT-technischen Infrastruktur zur digitalen Anbindung beliebiger Homeoffices. Realisieren Sie auf einfachste Weise die flexible Kommunikation und Zusammenarbeit von geografisch getrennten Arbeitsplätzen, d.h. von Homeoffices, auf einer gemeinsamen digitalen cloudbasierten sicheren Plattform.
- Grundsätzliches zum Homeoffice-Betrieb
• Den Wandel in die neue kostengünstige Homeoffice-Variante vollziehen.
• Alle wichtigen Prozesse digitalisiert und mit höchster Effizient erledigen.
• Ortsunabhängige Homeoffice- (Remote-) Arbeitsplätze mit jeweils beliebiger Distanz zum Unternehmen.
• Kostenintensive stationäre bzw. zentrale Arbeitseinheiten auf ein organisatorisch vertretbares Mindestmass reduzieren.
- IT-Ausstattung und Kommunikations-Technik für Homeoffices
• Homeoffice-Arbeitsplatz-Ausstattung mit PC oder Laptop und dem entsprechend den Aufgabenanforderungen stationären Equipment, wie Software, Drucker, Internet-Anschluss, Telefon, Headset und Büroausstattung.
• Die richtigen Tools nutzen für Remote-Funktion, Kommunikation und Webkonferenzen:
- Virtual Desktop für flexible digitale Aufgabenerledigung und sicheren Datenaustausch
- Messenger Dienst für Audio-, Videoanruf- und Konferenz-Funktion, um eine reibungslose Teamarbeit zu realisieren
- Passwortmanager für problemlose Passwortverwaltung
- EMail-Funktion für sicheres Mailing
- Produktpalette der ALPEIN Software
Das gesamte Leistungsspektrum für Homeoffices, sichere Kommunikation und Datenaustausch auf einer Plattform:
• Remote Desktop
• Instant Messenger
• Datenaustausch
• Videokonferenz
• E-mail Service
• Passwortmanager
Auf Wunsch mit Implementierungs-Beratung.
- Organisatorische und administrative Vorbereitungen von Homeoffice
• Homeoffice-Personal und -Kontaktdaten für alle Beteiligten transparent machen und Kommunikation regeln.
• Generelle struktur- und ablauforganisatorische Grundlagen sowie unternehmerische Rahmenbedingungen, Führungsrichtlinien und Corporate Identity-Regeln den Homeoffices zugänglich machen.
• Homeoffices in der Strukturorganisation bzw. in den Organigrammen des Unternehmens ausweisen
• Aufgaben, ToDo‘s, Kompetenzen, Entscheidungsbefugnisse und Ziele der Homeoffices definieren und verbindlich an Homeoffice- bzw. Remote-Mitarbeiter übertragen.
• Skill-Grundlagen für das Personal-Recruiting von Homeoffice-Mitarbeitern schaffen.
• Abwicklungs- und Einsatz-Vorgaben für Homeoffice-Mitarbeiter in Form von Arbeitsanweisungen definieren.
- Das eigene Homeoffice managen!
• Grundlagen für digitalisiertes Arbeiten im Homeoffice schaffen.
>Eine angenehme Arbeitsplatz-Situation wirkt Wunder!
• Mit Selbst-Management den eigenen Einsatz steuern.
• Permanent à jour bleiben durch Teilnahme an Meetings und Kontaktpflege zu Kollegen.
• Strikte Beachtung der Sicherheitsgrundlagen bei der Arbeit im Netz bzw. in der digitalen Welt.
- Die Privatsphäre im Homeoffice
• Abwechslung in den Homeoffice-Alltag bringen.
• Selbstdisziplin üben, Arbeitsalltags-Lethargie erst gar nicht aufkommen lassen.
• Herausforderungen von eventuell im Haushalt anwesenden Kinder meistern.
- Remote Leadership - Virtuelle Teams erfolgreich führen
• Grundlagen schaffen für geeignete digitale Kommunikations-Techniken und ein qualifiziertes Projektmanagement.
• Verhaltens- und Teamregeln definieren und nicht unterschätzen.
• Mit Termin-Planung die Erreichbarkeit von Remote-Teilnehmern sichern.
• Kurze private und motivationsfördernde Gespräche einbauen.
• Besonderheiten bei internationalen bzw. interkulturellen Teams einplanen.
- Online-Meetings richtig organisieren und managen
• Arbeitssituation, Aufgaben, Arbeitsfortschritt, Planvorgaben, Ziele und Defizite als wesentliche Grundlagen beachten.
• Online-Meetings planen, Meeting-Ziele definierten, Kommunikationstechnik und IT-Infrastruktur wählen.
• Agenda erstellen, Teilnehmer laden und über die Erwartungshaltung bezüglich Ergebnisse und Ziele informieren.
• Die Rollen und Aufgaben des Moderators und Protokollführers definieren.
• Guideline-Regeln und die Einhaltung des persönlichen Verhaltens (Etikette) in Online-Meetings durchsetzen.
• Seitens des Moderators die Meeting-Steuerung so ausrichten, dass möglichst alle Position der Agenda abgearbeitet, die gesetzten Meeting-Ziele erreicht werden und das Meeting zeitgerecht beendet wird.
• Ein störungsfreier Meeting-Ablauf gewährleisten, Meeting protokollieren und Nacharbeiten definieren.
- Wichtige rechtliche Grundlagen zum Homeoffice-Betrieb
• Generelles zum Homeoffice-Betrieb in der Schweiz und zur (EU-)DSGVO für Schweizer Unternehmen beachten.
• EU-DSGVO-Grundlagen sowie DSGVO-relevante Software- und Sicherheitsaspekte für Homeoffices kommunizieren.
• Homeoffice-Tätige über eventuelle behördliche Kontrollen bzgl. Einhaltung der DSGVO Vorschriften unterrichten.
• Über Vorschriften zur Hardware-Nutzung, betrieblicher und privater Geräte sowie zur Verarbeitung oder Speicherung betrieblicher bzw. privater Daten informieren.
• Zusatzerfordernisse bei Verarbeitung personenbezogener Daten im Mobiloffice beachten.
• Arbeitsvertragsrechtliche Grundlagen für Homeoffice-Tätige realisieren und ratifizieren.
Gerne können Sie alle Punkte auch in einer Präsentation kostenlos herunterladen.
Klären Sie Ihre spezifischen IT-technischen und organisatorischen Fragen und Belange über contact@alpeinsoft.ch.
